Monday, August 28, 2006

Mail merge a partir de uma lista de SharePoint

Alguma vez pensaram como seria interessante fazer mail merge no Word usando como base uma lista de SharePoint?


 


Se sim, e se já experimentaram, provavelmente chegaram à conclusão que não é possível, porque o Word nem sequer permite escolher uma lista de SharePoint como Data Source para o Merge.


Existem duas alternativas:


1)    exportar a lista para Excel e usar o Excel como data source; ou


2)    criar uma base de dados Access e fazer uma linked table para a lista de SharePoint , usando esse Access como data source.


 


A primeira é chata porque obriga a fazer sempre a exportação para Excel (ou a abrir o Excel e fazer refresh dos dados) antes do mail merge.


A segunda não funciona porque o Word diz que a data source não possui tabelas visíveis.


 


No entanto, podemos fazer a segunda alternativa funcionar através dos seguintes passos:


1)    Ele mostra o erro: The data source contains no visible tables. Pressionamos OK.


2)    Ele mostra a mensagem: Could not find ‘C:\Contactos.mdb’. Pressionamos OK.


3)    Aparece uma janela de login para a ligação à BD Access. Pressionamos o botão Database...


4)    Aparece uma janela para selecção do ficheiro MDB. Seleccionamos o ficheiro Access e pressionamos OK.


5)    Volta ao ecrã de login. Pressionamos OK.


6)    Aparece uma janela para seleccionar a tabela de onde queremos importar a informação para o merge. No entanto não aparece nenhuma tabela. Pressionamos o botão Options...


7)    Aparece uma caixa de opções. Activamos a opção Synonims e pressionamos OK.


8)    Aparece a dita tabela na lista de tabelas da BD :-D


9)    Daqui para a frente segue-se o processo normal.


 


Estes passos foram realizados em Word 2007, mas este procedimento deve ser semelhante em Word 2003 e SharePoint 2003 (já que foi descrito com resposta a um pedido de ajuda referente à versão 2003).


 


André Vala

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