Wednesday, May 31, 2006

GetReady - Colaboração com Office 2007

Ontem tive o privilégio de abrir as hostilidades na track (totalmente portuguesa) de Office 2007 do evento GetReady, realizado no Centro de Congressos de Lisboa. A sessão que apresentei focou-se nas funcionalidades colaborativas do Office 2007, com destaque para o SharePoint, Outlook, Word, e a terminar um dos novos membros da família Office, o Groove. Foi uma sessão ligeira (nível 200), mas espero que ilustrativa das novidades do produto na área da colaboração, nomeadamente na existência de inúmeras oportunidades de colaboração e acesso à informação.

As demonstrações, feitas com a versão Beta 2, foram as seguintes:

Criação de Site
Criação de site, um processo muito semelhante ao da versão anterior do SharePoint, mas com selecção explícita dos membros dos 3 grupos de segurança por omissão: Visitors, Members e Owners (desapareceram os anteriores Readers, Contributors e Administrators).

Criação de Document Library Mail-Enabled
Uma das novidades mais interessantes da nova versão do SharePoint é a possibilidade de enviar mails para doclibs. Esta funcionalidade apenas necessita de um SMTP, não obriga a ter Exchange Server, e é feita sem necessidade de qualquer configuração específica. Basta indicar, ao criar a doclib, o endereço email que pretendemos.

Enviar email para Document Library Mail-Enabled
Envio de um email para uma doclib, com vários documentos em anexo. Alguns segundos depois, os documentos anexo aparecem na doclib, como previsto. Na parametrização desta funcionalidade, é possível indicar se queremos que sejam publicados apenas os anexos, ou também o corpo do email como ficheiro .EML, ou ainda as permissões para publicação. Esta é uma potencialidade muito simples, mas dá um enorme jeito em diversos cenários, como arquivo de documentos trocados em projectos, etc.

Segurança ao nível do item
Uma das funcionalidades mais pedidas em projectos na versão actual do SharePoint (SPS2003/WSS2.0) é a possibilidade de especificar permissões de items individuais em document libraries, sejam documentos sejam pastas. A nova versão restaura uma possibilidade que existiu em termpos no SPS2001, sendo agora possível especificar diferentes permissões individualmente, quer em termos de grupos quer de utilizadores específicos. Excelente!

Workflows
Outra das "killer features" é a possibilidade de associar workflows à publicação ou alteração de conteúdos, utilizando a tecnologia Windows Workflow. A demo que fiz utilizou um dos workflows nativos do MOSS 2007 (para quem não sabe, é a abreviatura oficial do Microsoft Office SharePoint Server 2007), para aprovação de documentos de uma doclib. Criei um workflow de aprovação, com aprovação paralela por um de dois aprovadores. Mostrei que esta aprovação pode ser feita ou directamente no SharePoint, ou no Outlook através do email de notificação que é enviado aos aprovadores, ou no próprio Word, quando o documento é aberto por um dos aprovadores. Este workflow também cria notificações na lista de tarefas do site, atribuídas aos aprovadores, sendo o seu estado actualizado automaticamente quando o documento é actualizado.
Apesar de não o ter mostrado, é possível também alterar dinamicamente o workflow, delegando a tarefa a outro utilizador seleccionado.
Além dos workflows nativos, podem ser criados workflows programaticamente, no Visual Studio 2005 (apesar de o SDK para o Beta 2 ainda não estar disponível), ou usando o SharePoint Designer, conhecido anteriormente por FrontPage e que foi convertido numa ferramenta de authoring específica para SharePoint.

Subscrições RSS
O novo Outlook inclui um feedreader bastante interessante (pode não ser o mais refinado do mercado, mas tem a enorme vantagem de ter o RSS integrado com o email), e o SharePoint inclui a possibilidade de criar subscrições sobre feeds dos conteúdos de DocLibs, Listas, resultados de pesquisas, etc. Nesta demonstração, criei uma subscrição sobre o conteúdo da doclib que tinha criado.

Acesso Offline a Document Libraries
Se a subscrição RSS de doclibs (ou qualquer outra feed RSS) é interessante, mais interessante pode ser ter acesso integral, offline, ao conteúdo de document libraries. Esta é outra das funcionalidades que considero mais interessantes. Os documentos das várias doclibs ficam organizados em "SharePoint folders" do Outlook, e é possível indicar individualmente se queremos ou não ter cada ficheiro com cópia no Outlook (por exemplo, caso existam ficheiros de grandes dimensões ou que não mudem muito e que não nos interesse ter localmente).

Sincronização de Calendários
A versão actual do SharePoint já permitia ter uma cópia offline de calendários SharePoint no Outlook. Esta relação passou a ser bidireccional na versão 2007, ou seja, é agora possível adicionar agendamentos a um calendário SharePoint directamente no Outlook. Uma funcionalidade muito interessante, esta dos calendários partilhados, mais uma vez tanto do ponto de vista do trabalho em equipa como até de calendários individuais.
Esta sincronização bidireccional passou também a ser possível com os contactos, que não demonstrei.

Sincronização de Tarefas
Nesta demonstração mostrei não apenas a sincronização bidireccional entre a Task Lisk do SharePoint e as Tasks do Outlook, como a possibilidade de criar vistas Gantt. A vista Gantt pode ser criada sobre qualquer lista, desde que tenha quatro campos específicos: um campo com o nome (Title) da tarefa, um campo numérico com % de realização, e duas datas, início e fim. Não é uma vista Gantt completa com dependências como se vê no Project, mas tem as barrinhas com as datas e a indicação da % de realização.
Nota: posso ter dado a entender na apresentação que na versão actual do SharePoint era possível ter uma cópia offline das tasks no Outlook, o que não corresponde à verdade.

Reciclagem
Uma "pequena funcionalidade", a existência de uma Recycle Bin de onde podemos recuperar documentos eliminados por engano. Depois de passados 30 dias, os documentos são automaticamente removidos desta Recycle Bin, e passados para uma Recycle Bin de administração, de onde só podem ser recuperados por um administrador.

MySite e Blog
Vista geral pelos sites pessoais, que podem ser utilizados para guardar documentos, ter contactos de colegas, a hierarquia da organização, uma ficha pessoal, etc. Além de toda esta informação, um dos novos items que se podem criar são blogs, que não têm necessariamente de ser criados no MySite. Têm as funcionalidades normais dos blogs, como permalinks ou possibilidade de fazer comentários. É uma funcionalidade muito fashion, que pode ter grande utilidade em blogs internos de projectos ou equipas.

Envio de textos para blogs via Word
O envio de posts para os blogs do SharePoint pode ser feito num formulário específico, mas existe uma forma mais interessante de o fazer, usando directamente o Word 2007. Basta seleccionar "Publish > To Blog" e o Word cria uma template que permite preencher o título do post e o respectivo corpo do conteúdo. De seguida é necessário configurar uma conta de blog, e note-se que este pode estar alojado - além do SharePoint - em soluções como o My Spaces, Community Server, ou outros. Aquando da publicação é possível indicar a localização para onde devem ser enviadas imagens eventualmente utilizadas, podendo seleccionar-se uma Document Library ou um site Ftp. A salientar pela positiva o facto de o HTML gerado pelo Word ser limpo, o que não acontece com o HTML do Word 2003, e a vantagem de se poder recorrer ao spell check. Pela negativa, no entanto, há o facto de não suportar (ainda?) mecanismos como categorias ou parametrizações avançadas, como o Cross-Posting do Community Server.

Web Part RSS Feed Reader
Depois de mostrar como o SharePoint disponibiliza inúmeras feeds RSS, e como o Outlook pode ser usado para as consumir, faltava mostrar a WebPart de leitura de feeds RSS. Já existem webparts gratuitas na Net que oferecem esta funcionalidade no SPS2003/WSS2.0, agora passou a estar incluída de base. Para demonstrar a funcionalidade, criei uma Web Part a consumir uma feed do Flickr, com texto e imagens.

Wiki
A última demonstração do primeiro bloco ilustrou a possibilidade de criar Wikis no SharePoint. Popularizados em grande parte pelo sucesso e dimensão da Wikipedia, são um repositório "plano" de páginas, sendo os links entre elas realizados usando uma notação simplificada: [[título da página destino]]. Esta funcionalidade pode ser muito útil para documentação de projectos, por exemplo (e com um conversor CHM/HELP para Wiki, mais ainda).

Groove
No segundo bloco de demonstrações, e depois de apresentar globalmente o Groove como uma tecnologia de espaços de trabalho colaborativos distribuídos, criei um workspace, convidei um utilizador remoto por email (que entretanto aceitou o convite e começou a criar conteúdos no workspace), apresentei várias ferramentas, como o repositório de documentos, fórum de discussão, sketch pad ou instant messaging, e terminei com a sincronização entre o Groove e document libraries SharePoint. Ao contrário da sincronização offline com o Outlook, esta não é automática, sedo realizada a pedido do utilizador. Relativamente ao Outlook, tem a vantagem de ser possível adicionar documentos no Groove que são depois enviados para o SharePoint, o que não é possível no primeiro.
O Groove parece-me ser uma ferramenta muito interessante como parte integrante do Office, mas tem ainda um caminho a percorrer relativamente às potencialidades de integração com o SharePoint. Exemplos do que poderia ser possível são:

  • Em vez de existir área de ficheiros e área sincronizada com SharePoint, poderia haver uma única área de ficheiros, opcionalmente sincronizada com o SharePoint;
  • Sincronização de fórum de discussão, tarefas, notepad, sketchpad, e outras ferramentas, com funcionalidades equivalentes do SharePoint;
  • Sendo o Groove destinado a suportar equipas distribuídas geograficamente, com duração limitada no tempo, seria interessante ter a possibilidade de arquivar todo o conteúdo de um Workspace relativo a um projecto terminado, por exemplo como site SharePoint.

A seu tempo!

Tive um precalço na demonstração: não tinha parado previamente o serviço "System Event Notification" (com "net stop sens" no comando de linha), sem o que a sincronização entre o Outlook e o SharePoint não funciona nas VMs. A não esquecer.

[Cross-Posted de http://www.arquitecturadesoftware.org/blogs/joaomartins]

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